Site/Apartman Denetim Raporlarının İçeriği Nasıl Olmalı ve Nasıl Hazırlanmalı?

• Güncelleme: 25.05.2023

✔ Site/Apartman Denetim Raporlarının İçeriği Nasıl Olmalı ve Nasıl Hazırlanmalı?

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun hükmü gereğince, Kat Malikleri Genel Kurulu tarafından denetici/denetim kurulu teşekkül ettirilmesi zorunluluğu vardır. Bu zorunluluk gereği, oluşturulan denetim kurulları görevlerini doğru ve bazı ilkeleri de gözeterek yapmak zorundadırlar.

Hazırladıkları raporların çeşitli olumlu veya olumsuz sonuçlar doğuracağını bilmelidirler.

Site/ Apartman Denetim raporlarının maliklere fikir verebilmesi ve denetim sonuçlarının değerlendirilebilmesi için hazırlanan rapor içeriğinde bazı ilkeler gözetilmesi doğru olacaktır.

Denetim raporunun amacı, öncelikli olarak denetim sonucunda edinilen kanaatin raporlanması ve raporun verilen kişilerce anlaşılır olmasıdır.

Bu sebeple, raporun başlangıç kısmında denetimin amacı ve kapsamı belirtilmelidir. Raporda, detaya girdikçe elde edilen bilgi ve belgelerden bahsedilmeli ve sonuç kısmında mutlaka denetimi yapanların düşünceleri de ayrıca belirtilmelidir.

Ancak, rapordaki ifadeler doğru, tarafsız, açık, özlü, yapıcı ve tam olması gerektiği hiç unutulmamalıdır.

Denetimdeki amaç pozitif değer yaratmaktır. Raporlamada, kasada bir “miktar para var” gibi hiçbir tutar içermeyen ve okuyan kişileri sonuca götürmeyen, eksik bilgiler ve yetersiz ifadeler asla yer almamalıdır. Aksi halde, hazırlanan denetim raporunun hiçbir değeri olmayacaktır.

Raporda, raporu değerlendirecek kat maliklerinin beklentileri mutlaka dikkate alınmalıdır. Örneğin, yönetime alınan demirbaşın nevi, fiyatı, gerekli olup-olmadığı kat maliklerini ilgilendirebilir. Ama rengi, modeli ya da deseni ilgilendirmeyecektir.

Denetim raporu çalışmalarında daha önceki raporlar dikkate alınmalı, orada düzeltilmesi gereken hususlara ilişkin notlar var ise bu denetimde bunlarla ilgili çalışmalar yapılıp-yapılmadığı, düzeltilip-düzeltilmediği açıklanmalı ve raporlanmalıdır.

Örneğin, yapılması gereken periyodik bakımların zamanında yapılmadığı bir önceki dönemde tespit edilmiş ise, bu dönemde de bu durumdan bahsedilerek düzeltilmiştir ya da sorun hala devam ediyor gibi sonuç belirtilen cümlelere yer verilmelidir.

Rapor yönetim kuruluna verilmeden önce tamlık, doğruluk, uygunluk ve okunabilirlik açısından tekrar gözden geçirilmelidir. Yani, denetimin sonuçları tam olarak yansıtılabiliyor mu, doğru veriler ve rakamları içeriyor mu, okunamayacak kadar uzun mu, gibi detaylara mutlaka dikkat edilmelidir.

Raporda tespit edilen risklerin önemi ve alınacak önlemler gibi konular gözetilmeli ve detaylar kat maliklerinin beklentileri de dikkate alınmak suretiyle yazılmalıdır. Yani, henüz oluşmamış ama oluşması ihtimali olan bir risk varsa bunlar belirtilmelidir.

Faturalar, sözleşmeler, resimler, yazılar gibi dökümanlar raporun sonuçlarını desteklediğinden önemlidirler. Yapılan denetimler esnasında tespit edilen iyi uygulama ve çalışma örnekleri de raporlarda ayrı bir bölümde gösterilmelidir.

Çünkü, amaç denetimin olumsuz eleştiriler içermesi ile tarafları rencide etmek değil, yaşam alanının daha iyi yönetilmesi için olumlu ve olumsuz çıkarımlar yapmaktır. Örneğin, çocuk oyun alanının tabanı yumuşak ve organik bir kaplama ile kaplanmıştır. Bu başarılı uygulamadan ötürü yönetime teşekkür ederiz denilmelidir.

Bu yapıcı eleştiriler yönetimleri motive edecek ve çalışmalarını teşvik edecektir. Raporların düzenlenmesi, sunulması ve saklanmasında gizlilik ilkesi gözetilmeli ve rapor öncelikle yönetim kurulu dikkatine sunulmalıdır ve daha sonra diğer ilgililerle paylaşılmalıdır.

Yönetici Gelir ve Giderlerin Hesabını Vermekte Zorunludur

KMK’nun 29. maddesine göre “Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısiyle o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür.

Kat maliklerinin  yarısı isterse, bunların arsa payları ne olursa, olsun yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir.”

Yönetimin Denetlenmesi 

“KMK. Madde 41 – Kat malikleri kurulu, yöneticinin bu görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebebin çıkması halinde onu her zaman değiştirebilir.

Hesapların denetlenmesi için yönetim planında, belli bir zaman konulmamışsa; bu denetim her üç ayda bir yapılır; bununla beraber haklı bir sebep çıkarsa, hesap denetlenmesi her zaman yapılabilir.

Kat malikleri kurulu denetim işini, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir; bu halde denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, eğer zaman yazılmamışsa, her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetimin sonucunu ve anagayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir; bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.

Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler.”